Enquêtes internes en entreprise : ce que les employeurs doivent savoir
La loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée a profondément modifié le cadre applicable aux enquêtes internes en Belgique. Si elle remplace l’ancienne législation relative aux détectives privés, son champ d’application est aujourd’hui nettement plus large et concerne directement les entreprises et les employeurs amenés à mener des investigations en leur sein.
Fraude, vol, harcèlement, discrimination ou encore accident du travail : de nombreuses situations peuvent conduire un employeur à devoir établir précisément les faits avant de prendre une décision.
Dans ce contexte, comment mener une enquête interne ? Quelles formalités doivent être respectées ? Quels sont les droits des personnes entendues ? Et quelles peuvent être les conséquences d’une enquête menée en violation du nouveau cadre légal ?
Dans quelles situations une enquête interne peut-elle être nécessaire ?
Un employeur peut rapidement être confronté à une situation nécessitant de mener une enquête interne.
Il peut, par exemple, soupçonner un travailleur d’avoir commis une fraude ou un vol. Mais le champ des enquêtes internes est bien plus large.
Une enquête peut également s’avérer nécessaire lorsqu’un employeur reçoit un signalement faisant état de faits potentiels de harcèlement ou de discrimination au sein de l’entreprise, ou encore à la suite d’un accident du travail grave dont les circonstances doivent être établies.
Dans de telles situations, l’employeur aura non seulement la possibilité, mais parfois également l’obligation, d’examiner les faits, d’en déterminer les circonstances et de recueillir les éléments pertinents.
Cette obligation est particulièrement importante en matière de harcèlement. La loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs prévoit que, lorsqu’un employeur a connaissance d’une situation susceptible de constituer du harcèlement, il doit prendre les mesures appropriées pour y mettre fin.
Mais avant de pouvoir déterminer quelles mesures sont appropriées – par exemple écarter temporairement un travailleur d’une situation particulière ou lui adresser un avertissement –, encore faut-il comprendre précisément ce qui s’est passé.
Cela suppose généralement d’entendre les différentes personnes concernées : la personne qui se dit victime de harcèlement, la personne à laquelle les faits sont reprochés et, le cas échéant, les témoins susceptibles d’avoir assisté aux faits.
Ces démarches constituent précisément des actes susceptibles de relever de la notion d’enquête interne ou de recherche privée au sens de la loi.
Le même raisonnement s’applique lorsqu’un vol est suspecté. Imaginons qu’un travailleur soit soupçonné d’avoir pris de l’argent dans une caisse et qu’un collègue signale les faits à l’employeur. Celui-ci pourrait envisager un licenciement pour motif grave. Avant de prendre une telle décision, il devra toutefois réunir les éléments pertinents afin d’acquérir ce que la jurisprudence qualifie de connaissance certaine et suffisante des faits.
Cela pourra notamment nécessiter d’entendre le travailleur auquel le vol est reproché, la personne ayant signalé les faits ainsi que les éventuels témoins.
Les enquêtes internes peuvent donc avoir une incidence considérable sur la manière dont les ressources humaines sont gérées au sein de l’entreprise.
La loi du 18 mai 2024 et la notion de recherche privée
La loi du 18 mai 2024 est une législation particulièrement formaliste.
Elle définit tout d’abord la recherche privée comme une activité exercée par une personne physique, à la demande d’un mandant, consistant à recueillir des informations obtenues par le traitement d’informations relatives à des personnes physiques ou morales ou concernant les circonstances précises de faits commis par celles-ci, dans le but de fournir les informations obtenues au mandant afin de sauvegarder ses intérêts dans le cadre d’un conflit effectif ou potentiel.
Lorsqu’une entreprise charge une personne de mener certains actes d’investigation en son sein, ces actes peuvent donc relever de la recherche privée au sens de la loi.
Un autre principe important concerne les services de recherche privée. Qu’il s’agisse d’un service interne à l’entreprise – par exemple un département compliance ou audit – ou d’un prestataire externe, tel qu’une agence de détectives privés, celui-ci doit en principe disposer d’une autorisation délivrée par le ministre de l’Intérieur.
L’obtention de cette autorisation suppose le respect d’une procédure relativement formaliste.
La loi prévoit toutefois certaines exceptions. L’une d’entre elles concerne les services RH. Lorsqu’un département des ressources humaines est chargé de certains actes d’enquête interne, il n’est pas tenu de disposer de cette autorisation.
Un cadre strict pour la conduite des enquêtes internes
La loi impose également un cadre relativement strict pour la réalisation des actes de recherche privée et, par conséquent, de certaines enquêtes internes.
L’objectif est notamment de protéger les droits et les intérêts des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête.
L’un des actes les plus courants consiste précisément à mener des auditions. Il peut s’agir d’entendre la victime présumée, l’auteur présumé des faits, des témoins ou d’autres personnes susceptibles de disposer d’informations pertinentes.
La loi prévoit à cet égard plusieurs garanties.
Avant le début de l’audition, la personne interrogée doit notamment être informée des droits que lui reconnaît la loi. Elle doit savoir qu’elle n’est pas obligée de répondre à toutes les questions qui lui sont posées et qu’elle n’est pas davantage tenue de signer le rapport établi à l’issue de son audition.
Elle doit également être informée du contexte dans lequel l’audition intervient. Il pourra, par exemple, lui être indiqué que des soupçons de fraude ou de vol ont été signalés au sein de l’entreprise et qu’une enquête interne est menée dans ce cadre.
Les droits de la personne interrogée doivent donc lui être communiqués avant le début de l’audition.
À l’issue de celle-ci, un rapport individuel doit en outre être établi. Celui-ci reprend les questions posées ainsi que les réponses données concernant les faits et les circonstances examinés au cours de l’entretien.
Neutralité et objectivité : deux principes essentiels
Si la loi ne réglemente pas de manière extrêmement détaillée la manière dont chaque question doit être formulée, certaines bonnes pratiques sont essentielles lorsqu’une enquête interne est menée.
La première consiste à adopter une approche aussi neutre que possible.
Une enquête débute généralement à la suite d’un signalement faisant état d’une fraude, d’un vol, d’un harcèlement ou d’une discrimination. À ce stade, l’objectif de l’enquêteur doit toutefois rester de recueillir l’ensemble des éléments pertinents, qu’ils soient à charge ou à décharge de la personne concernée.
Cet exercice n’est pas toujours évident, en particulier lorsque l’enquête est menée en interne par une personne employée par l’entreprise et habituée, dans l’exercice de ses fonctions, à défendre les intérêts de celle-ci. Dans le cadre de l’enquête, cette personne doit toutefois adopter une posture différente et examiner les faits avec la neutralité nécessaire.
Même si cette exigence ne découle pas nécessairement de manière explicite de la loi du 18 mai 2024, elle peut devenir déterminante en cas de contentieux ultérieur.
Si, par exemple, un travailleur conteste un licenciement décidé à la suite d’une enquête interne, le tribunal pourra examiner non seulement si les formalités prévues par la loi ont été respectées – notamment l’existence éventuelle d'une autorisation et l’information de la personne interrogée quant à ses droits –, mais également les circonstances concrètes dans lesquelles l’enquête et les auditions ont été menées.
La crédibilité, la neutralité et l’objectivité de l’enquête pourront notamment être appréciées au regard de la nature des questions posées.
Il est donc important de réfléchir en amont aux questions qui seront adressées aux différentes personnes concernées.
Cela ne signifie évidemment pas que toutes les personnes interrogées doivent se voir poser exactement les mêmes questions. Les questions adressées à une victime présumée seront nécessairement différentes de celles posées à la personne à laquelle les faits sont reprochés.
L’essentiel est que les questions soient formulées de manière à permettre à chaque personne de présenter sa propre version des faits. Elles ne doivent pas être orientées de manière à obtenir une réponse favorable à la position de l’employeur.
Les questions ouvertes jouent, à cet égard, un rôle particulièrement important.
Il peut également être utile de terminer une audition en demandant à la personne interrogée si elle estime que d’autres faits devraient être portés à la connaissance de l’employeur ou si d’autres personnes devraient être entendues dans le cadre de l’enquête.
L’enquête interne : un processus évolutif
Une enquête interne doit être envisagée comme un processus évolutif.
Lorsqu’un employeur reçoit un signalement et décide d’ouvrir une enquête, il identifie dans un premier temps les personnes qu’il estime nécessaire d’entendre. La victime présumée et la personne à laquelle les faits sont reprochés seront généralement déjà connues. La victime pourra également mentionner d’autres personnes susceptibles de fournir des informations pertinentes.
Toutefois, de nouveaux éléments peuvent apparaître au fur et à mesure de l’enquête.
Il peut, par exemple, ressortir des auditions qu’une personne initialement mise en cause pour des faits de harcèlement aurait également commis un vol. Il peut également apparaître que d’autres personnes, qui n’avaient pas été identifiées au début de l’enquête, ont assisté aux faits.
L’employeur pourra alors décider d’élargir le périmètre de son enquête et d’entendre les personnes nouvellement identifiées.
Cette dimension évolutive de l’enquête soulève une autre question essentielle : celle du temps nécessaire à sa réalisation.
Le timing de l’enquête et le licenciement pour motif grave
La question du timing est particulièrement importante lorsque l’employeur envisage de licencier un travailleur pour motif grave.
Le licenciement pour motif grave est strictement encadré par la loi relative aux contrats de travail. Il doit notamment intervenir dans les trois jours ouvrables à compter du moment où la personne compétente pour licencier acquiert une connaissance certaine et suffisante des faits.
Cela signifie-t-il qu’un employeur doit immédiatement licencier un travailleur pour motif grave dès qu’un collègue lui affirme que celui-ci a volé dans une caisse ou commis des faits de harcèlement ?
Non.
La jurisprudence admet que, lorsqu’un employeur dispose de soupçons concernant l’existence de faits susceptibles de justifier un licenciement pour motif grave, il puisse mener une enquête afin d’établir précisément les faits.
La question devient alors celle de la durée de cette enquête.
Si le délai de trois jours ouvrables n’est pas respecté après que l’employeur a acquis une connaissance certaine et suffisante des faits, le licenciement pour motif grave pourra être considéré comme irrégulier. Le travailleur licencié pourra alors réclamer une indemnité compensatoire de préavis, indépendamment de la question de savoir si les faits qui lui étaient reprochés sont finalement établis.
La jurisprudence relative aux enquêtes internes admet donc que l’employeur mène une enquête – ce qui est d’ailleurs souhaitable avant de prendre une mesure à l’encontre d’un travailleur –, mais exige que celle-ci soit menée dans un délai raisonnable.
Il n’existe pas de définition fixe du délai raisonnable. Il ne s’agit pas nécessairement de deux jours, de cinq jours ou d’une semaine. L’appréciation dépendra des circonstances propres à chaque dossier et appartiendra, en définitive, au juge.
Prenons l’exemple d’un employeur confronté à des accusations de harcèlement impliquant dix victimes potentielles. Dans une telle situation, il pourra être pertinent d’entendre les dix personnes concernées plutôt que de limiter l’enquête à une seule d’entre elles.
Il pourra également être opportun d’entendre des personnes qui ne se présentent pas comme victimes afin de conserver une approche aussi large, crédible et neutre que possible.
Cela aura nécessairement une incidence sur la durée de l’enquête.
Il peut également arriver que certains témoins essentiels soient absents, par exemple parce qu’ils sont en vacances. Il pourra alors être nécessaire d’attendre leur retour avant de poursuivre et de clôturer l’enquête.
L’essentiel est d’anticiper la possibilité que la personne concernée conteste ultérieurement devant un tribunal la décision prise à son égard.
L’employeur devra alors être en mesure de démontrer non seulement que les faits étaient établis, mais également que l’enquête a été menée sérieusement et que tout a été mis en œuvre pour la conduire et la clôturer dans un délai raisonnable.
Des rapports individuels au rapport final d’enquête
Les exigences formelles ne s’arrêtent pas à l’audition elle-même.
À l’issue de chaque audition, un rapport individuel doit être établi. Le projet de rapport doit ensuite être soumis à la personne interrogée afin de lui permettre d’en corriger le contenu.
Lorsque toutes les personnes pertinentes ont été entendues et que l’enquête est clôturée, un rapport final doit également être établi.
Ce rapport est destiné à la personne qui, au sein de l’entreprise, sera chargée de décider des éventuelles mesures à prendre à la suite de l’enquête.
Un département RH pourra, par exemple, mener les auditions et établir les différents rapports individuels. Ceux-ci seront ensuite synthétisés dans un rapport global qui pourra être transmis à la direction de l’entreprise, à laquelle reviendra la décision finale concernant les personnes impliquées.
Le non-respect de la loi et le risque de nullité des preuves
L’un des aspects les plus importants de la nouvelle législation réside dans son caractère particulièrement formaliste.
La loi prévoit que, lorsque certaines exigences n’ont pas été respectées, les éléments recueillis dans le cadre de l’enquête interne peuvent être frappés de nullité.
La loi est d’ordre public : il n’est donc pas possible d’écarter librement les principes qu’elle impose.
Concrètement, si les exigences relatives aux droits des personnes interrogées, aux rapports individuels ou au rapport final n’ont pas été respectées, ou encore si une enquête a été menée par un service interne soumis à une obligation d’autorisation sans que celui-ci dispose de l’autorisation requise, les éléments recueillis dans ce cadre peuvent être frappés de nullité.
Si un contentieux survient ensuite – par exemple concernant un licenciement pour motif grave –, le juge pourrait donc être amené à écarter les éléments de preuve recueillis en violation de la loi du 18 mai 2024.
Une échéance importante : le 16 décembre 2026
La loi prévoit également une période transitoire qui prendra fin le 16 décembre 2026.
À cette date, toute entreprise ou organisation susceptible de devoir réaliser des actes de recherche privée, notamment dans le cadre d’enquêtes internes, devra disposer d’un règlement interne relatif à la recherche privée.
Cette obligation est susceptible de concerner les entreprises et organisations indépendamment de la nature de leurs activités ou du nombre de travailleurs qu’elles occupent.
Ce règlement devra notamment préciser les circonstances dans lesquelles des actes de recherche privée peuvent être réalisés.
Il devra également déterminer qui est susceptible de mener ces actes : le département RH, l’audit interne, le service compliance, un prestataire externe ou encore un avocat.
Le règlement devra en outre préciser les mesures susceptibles d’être prises à l’égard des travailleurs concernés et les informer de leurs droits.
À partir du 16 décembre 2026, une entreprise qui devrait mener une enquête interne sans disposer du règlement requis s’exposerait notamment au risque de voir les éléments recueillis dans le cadre de cette enquête frappés de nullité.
Il s’agit donc d’un point important à anticiper dans la gestion RH des entreprises avant la fin de l’année 2026.
Toute organisation peut en effet être confrontée, un jour ou l’autre, à une situation nécessitant une enquête interne : fraude, vol, harcèlement, discrimination ou encore accident du travail.
Quel rôle pour l’avocat dans une enquête interne ?
Le champ d’application de la loi du 18 mai 2024 est large et couvre les actes de recherche privée réalisés par des services de recherche, qu’ils soient internes ou externes.
Certaines professions sont toutefois exclues de son champ d’application. C’est notamment le cas des avocats.
Les avocats ne sont donc, en principe, pas soumis à la loi du 18 mai 2024 lorsqu’ils accomplissent des actes de recherche privée dans le cadre de l’exercice de leur profession.
Depuis juin 2026, l’Ordre des barreaux flamands a également confirmé que les avocats peuvent réaliser des actes de recherche privée sans nécessairement devoir respecter les conditions prévues par cette loi, pour autant que ces activités d’investigation s’inscrivent dans le cadre de leurs activités de conseil juridique.
Un avocat ne peut évidemment pas se présenter comme détective privé ni exercer parallèlement une activité de détective. En revanche, dans le cadre de la mission juridique qui lui est confiée par son client, il peut être amené à réaliser des actes relevant de la recherche privée.
C’est dans ce contexte que Clarity Legal a développé enquêteinterne.be en français, interneonderzoeken.be en néerlandais et workplaceinvestigations.be en anglais.
Ces sites sont entièrement consacrés aux enquêtes internes et présentent notamment le cadre réglementaire applicable, en particulier la loi du 18 mai 2024, ainsi que les règles déontologiques applicables aux avocats intervenant dans ce type de dossiers.
Les avocats qui réalisent des enquêtes internes restent en effet soumis à des règles déontologiques strictes, notamment en matière d’indépendance, de spécialisation et de respect des droits des différentes parties concernées.
Pourquoi faire appel à un avocat pour mener une enquête interne ?
La valeur ajoutée de l’intervention d’un avocat ne réside pas uniquement dans le fait que celui-ci n’est, en principe, pas soumis à l’ensemble des conditions prévues par la loi du 18 mai 2024.
Dans la pratique, lorsqu’une enquête interne est menée par un avocat, les garanties relatives aux droits des personnes concernées restent essentielles. Cela implique notamment d’établir des rapports individuels ainsi qu’un rapport global à l’issue de l’enquête.
L’intervention d’un avocat présente également l’avantage d’intégrer, dès le début de l’enquête, les réflexes juridiques développés dans le cadre des procédures judiciaires et, notamment, des contentieux relatifs aux licenciements pour motif grave.
L’expérience du contentieux permet d’identifier les éléments susceptibles d’être déterminants devant les juridictions, ceux auxquels les tribunaux accordent une importance particulière et, à l’inverse, ceux qui risquent d’être écartés.
L’enquête peut ainsi être envisagée, dès son ouverture, sous un angle à la fois factuel et juridique.
Deux approches sont dès lors possibles : l’avocat peut être chargé par l’employeur de mener lui-même l’enquête de manière indépendante, ou il peut accompagner l’employeur lorsque celui-ci souhaite réaliser l’enquête en interne.
Dans les deux cas, l’objectif reste le même : permettre à l’employeur d’établir les faits de manière rigoureuse avant de prendre une décision, tout en garantissant le respect des droits des personnes concernées.
Pour en savoir davantage sur les enquêtes internes et le cadre juridique applicable, vous pouvez consulter les plateformes dédiées de Clarity Legal : enquêteinterne.be, interneonderzoeken.be et workplaceinvestigations.be.